Hoy, os hablamos de una de las fases mas importantes para PYMES dentro del proceso contable y con mayor protagonismo en estos coletazos del año: el cierre contable.

El cierre contable se puede definir como el proceso a través del que determinaremos cuál ha sido el resultado del ejercicio. Es decir, si al final del año hemos obtenido pérdidas o beneficios. Este proceso de cierre contable es mucho más que pulsar un botón; implica revisar las cuentas de nuestra sociedad, para detectar errores y duplicidades, así como para realizar los ajustes necesarios de tal manera que nuestra contabilidad refleje la realidad de nuestro negocio.

Pero qué hay que tener en cuenta a la hora de realizar el cierre. Manos a la obra.

Arremanguémonos por tanto, y veamos en líneas generales cuáles son los aspectos básicos que debemos vigilar a la hora de realizar el cierre contable de nuestra PYME:

Son las cuentas contables en las que registramos los movimientos de las cuentas bancarias y de la caja de la sociedad y, por tanto, el reflejo de la liquidez de nuestra empresa.

En el caso de cuentas bancarias, lo primero que debemos hacer es revisar que los saldos que arroja nuestra contabilidad se corresponden con los saldos a 31 de diciembre que reflejan los extractos bancarios. Si existen diferencias, hay que contabilizarlas y aclararlas. En el caso de la caja, debemos hacer el arqueo de la misma y contabilizar todas las entradas y salidas de efectivo que se hayan producido.

Salvo descubiertos autorizados por nuestra entidad bancaria (que deberíamos reclasificar a cuentas del grupo 52 “deudas a corto plazo”), estas cuentas no deberán presentar saldos negativos.

Al contabilizar los movimientos bancarios, es posible que encontremos algunas entradas o salidas de dinero que no resulten fáciles de identificar. Estos movimientos suelen contabilizarse contra la cuenta 555. Sin embargo, ésta es una cuenta de paso que nos ayuda a imputar temporalmente hechos contables desconocidos, pero que finalmente, deberemos identificar y aplicar a la cuenta correspondiente. Por tanto, su saldo a final del ejercicio debería ser cero.

Los préstamos que deban abonarse en un plazo superior a un año, deben estar contabilizados en cuentas de préstamos a largo plazo (grupo 170). No obstante, año a año, debe reclasificarse al corto plazo (grupo 520) la parte que se satisfará a lo largo de cada ejercicio, para que nuestro balance muestre fielmente nuestros pasivos, en relación a la exigibilidad de nuestras deudas.

El inmovilizado, en términos generales, está conformado por todos aquellos bienes que utilizamos de un modo duradero en el desarrollo de nuestra actividad. Dado que los utilizaremos durante varios años, su adquisición no se considera un gasto del ejercicio, sino una inversión, y su traslado a la cuenta de resultados se efectúa fraccionadamente, a través de la amortización. Cada año deberemos llevar a gasto (grupo 68) un porcentaje de cada elemento del inmovilizado, pero existen reglas contables para su aplicación y límites fiscales que conviene observar, a fin de evitar que parte de este gasto no sea deducible.

Las existencias son aquellos bienes que una empresa adquiere para vender o para incorporar en su cadena de producción. Si tu sociedad realiza esta clase de adquisiciones, debes tener en cuenta que no todo lo que compres en el ejercicio, debe considerarse gasto del mismo, sino únicamente el coste de aquellas existencias que has vendido o consumido en dicho intervalo de tiempo. Por tanto, deberás realizar un recuento físico de mercancías al inicio del año, y otro al final, para saber cuál es el importe de compras que puedes imputar en la cuenta de resultados.

Es importante también revisar las cuentas de clientes, proveedores y acreedores, a fin de verificar que están contabilizadas todas las facturas y todos los cobros/pagos, para que los saldos que arrojen a final de año sean correctos y se correspondan con lo que debemos o nos deben.

Otra de las comprobaciones que deberemos realizar es la de las cuentas relacionadas con los gastos de personal: deberemos revisar que todas las nóminas y las cotizaciones a la Seguridad Social se hayan traspasado a las cuentas 640 y 642, respectivamente. Del mismo modo, deberemos revisar que los importes de dichas nóminas coincidan con lo declarado por rendimientos del trabajo en los modelos 111, de retenciones trimestrales, así como en el resumen anual (modelo 190).

Por su parte, conviene comprobar que la cuenta 465 de “remuneraciones pendientes de pago” tiene un saldo equivalente a lo que resta pendiente de abono a los trabajadores.

Por lo que respecta a las cuentas de IVA, deberemos haber realizado trimestralmente (cuentas 472 y 477) los correspondientes traspasos a las cuentas de Hacienda pública deudora (cuenta 470) o Hacienda pública acreedora (cuenta 475), dependiendo de si la declaración de IVA salió a compensar o a pagar. Adicionalmente, debemos verificar que las declaraciones presentadas cuadran con las cantidades contabilizadas.

Por su parte, las cuentas de Hacienda pública acreedora por retenciones (habitualmente, cuentas 4751), deberán cuadrar con las declaraciones de retenciones presentadas a lo largo del año (modelos 111, 115 y en su caso, modelos 123). El saldo final que deben arrojar estas cuentas a 31 de diciembre, es el de las retenciones correspondientes al cuarto trimestre, pendientes de presentar en enero del año siguiente. Conviene también revisar el importe de las cuentas 473, que debe coincidir con la suma de las retenciones que haya soportado la sociedad y los pagos fraccionados que hayan resultado a pagar a lo largo del año (modelos 202).

Por último, la cuentas 476 contendrá los pagos efectuados o pendientes de efectuar a la Seguridad Social. A 31 de diciembre, su saldo debe coincidir con el de los seguros sociales correspondientes al TC1 de diciembre.

Entre los socios y la sociedad, así como entre empresas de un mismo grupo, suelen producirse entradas y salidas de dinero para aportar liquidez transitoria a una de las partes implicadas. Las cuentas del subgrupo 551 suelen utilizarse para el registro contable de tales movimientos. No obstante, su uso indiscriminado puede acarrear problemas con la Agencia Tributaria.

En este sentido, es importante distinguir si las transacciones han sido de pequeños importes, para necesidades puntuales y concretas y si piensan devolverse en el transcurso de pocos días o semanas. Si no es así, las cantidades cedidas deberían, o bien registrarse en cuentas de préstamo/crédito y plantearse el registro de intereses (liquidando retenciones sobre los mismos), o bien aportarse al patrimonio neto de la sociedad si no se van a devolver.

En ocasiones, a lo largo del año se efectúan pagos por adelantado de gastos que pueden corresponder a varios ejercicios. Es el caso, por ejemplo, de un seguro cuya vigencia comprende desde mitad de un año, a mitad del año siguiente. Estos pagos deben prorratearse, considerando gasto del ejercicio únicamente la parte que corresponde a cada ejercicio.

Está compuesto, principalmente, por la suma de las cuentas de capital social, reservas, aportaciones de socios, pérdidas de ejercicios anteriores y cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio. El sumatorio de este conjunto de cuentas representa el valor real de la empresa y, por ello, es importante que el mismo este saneado y sea lo más elevado posible. En cualquier caso, nunca debería ser negativo, ni encontrarse por debajo del importe del capital social.

La revisión de nuestra contabilidad nos permitirá tener unas cuentas que reflejen fielmente la realidad de nuestro negocio. Partiendo de este resultado contable, iniciaremos la segunda parte de nuestro cierre, consistente en calcular el gasto por el Impuesto sobre Sociedades y proceder a la liquidación de dicho Impuesto ante la Administración; pero eso lo contaremos en el siguiente artículo.

FUENTE: EL ECONOMISTA