La nueva orden del Ministerio de Justicia obliga a los responsables de las pymes que posean más de un 25% del negocio a identificarse en el Registro Mercantil al depositar sus cuentas anuales. Desde el pasado 27 de marzo, algunas pymes deben añadir un documento a los que habitualmente presentaban cada mes de junio en el Registro Mercantil al depositar sus cuentas. Se trata de la Declaración de Identificación de Titular Real, un formulario estándar en el que debe aparecer el nombre y los apellidos del responsable -o de los responsables- que ostente más del 25% del capital de la compañía. Esta nueva medida, aprobada por el Ministerio de Justicia bajo el formato de Orden Ministerial, trata de reforzar aún más las medidas en materia de prevención contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Como cualquier nuevo trámite, la normativa ha generado algunas dudas entre los responsables de las pequeñas empresas. Aquí se desvelan las claves más importantes para que su compañía cumpla con la ley.

Cambian los modelos de las cuentas anuales. Ahora, al depositar los distintos documentos para cada compañía en el Registro Mercantil, se debe incorporar la Declaración de Identificación del Titular Real. Este archivo es un formulario fijo, es decir, es el mismo para cualquier empresa, y se puede encontrar en el BOE del 27 de marzo de 2018. Éste se debe rellenar con los datos principales de las personas que posean más del 25% del capital social de la compañía, como nombre y apellidos, DNI y país de residencia. Hasta ahora, esta información no se aportaba al Registro Mercantil. Desde 2010, con la entrada en vigor de la Ley de prevención de capitales y financiación del terrorismo, los notarios identificaban al titular real de una compañía cuando registraban cualquier cambio en el accionariado de las empresas. "Además, no sólo deben ofrecer sus datos los titulares reales de las compañías al presentar las cuentas. También afecta a los que participen de forma indirecta". "Esto implica que si la mayor parte de una sociedad -según la normativa más del 25%- la maneja otra empresa porque, por ejemplo, la haya comprado, es el responsable de la última el que debe figurar en el nuevo documento del Registro Mercantil".

Todas las compañías deben presentar el nuevo documento, aunque lo dejen en blanco. Si no, el Registro Mercantil puede anular sus cuentas. "Si, por ejemplo, una compañía pertenece a cuatro hermanos, en la que cada uno de ellos tiene el 25% de la empresa, éstos deben presentar el documento, pero deben dejarlo en blanco ya que ninguno supera el porcentaje indicado en la Orden".

Más allá de que este cambio no vaya a incurrir en un coste económico directo en la pyme, ya que no se va a tener que pagar una cuantía superior a la que ya depositaban al presentar las cuentas, la nueva Norma ha desatado la polémica en el sector. En un momento en el que la sociedad exige cada vez más transparencia, esta medida se entiende como un avance más de buen gobierno corporativo. Así, les resultará más fácil que se les conceda un préstamo bancario o una ayuda institucional. "Pero que el nombre de los responsables aparezca junto a las cuentas en el Registro Mercantil implica que se hagan públicos estos datos, por lo que quedan más expuestos ante la competencia", añade García-Junco.

La norma del Ministerio de Justicia ha desatado una guerra entre notarios y registradores. Hasta ahora, los notarios eran quienes controlaban los datos sobre quién estaba detrás de las empresas. "Cualquier trámite que modificara el accionariado de una empresa se notificaba ante notario. Era la figura encargada de identificar al titular que poseía más del 25% de la compañía. 

Esto se almacenaba en nuestras bases de datos, a las que sólo acceden organismos públicos y sujetos autorizados. Ahora, al incorporarlos al Registro Mercantil, esta información será pública, lo que viola el derecho a la intimidad del titular de la pyme", señala José Corral, miembro de la Comisión Permanente del Consejo General del Notariado. Por su parte, José María de Pablos, director del servicio de sistemas de información del Colegio de Registradores, señala que esta medida "permite la interconexión con los demás registros mercantiles europeos. Además, la publicidad del contenido registral no va a ser indiscriminada, estará sujeta a la legislación de protección de datos y podrá ser excluida si puede exponer al titular real a un riesgo".

Sin importar el organismo que lidere la lucha contra la prevención en el blanqueo de capitales, la mejor opción para la pyme es incorporar sus propios protocolos para prevenir los delitos. Una opción es contar con un manual a disposición de todos los trabajadores en el que aparezcan todas las medidas que deben adoptar si detectan un posible fraude. Así, en cualquier operación que gestionen los empleados de la pyme deben pedir siempre datos al cliente, como su nombre completo, lugar de residencia y una copia del DNI para contrastar esta información.

 

Estos documentos deben almacenarse en ficheros preestablecidos, que la compañía debe guardar digitalmente y de forma cifrada, ya que es información confidencial de los clientes y que puede resultar muy valiosa para los piratas informáticos. Además, al tener estos ficheros, si se sospecha sobre la legalidad de una operación, las pymes deben remitir esta información a la autoridad competente, que en España es la Unidad de Inteligencia Financiera, el Sepblac, que lo cotejará con listas internacionales de defraudadores.

FUENTE: EXPANSIÓN