En todos las transacciones, tanto de servicios como de bienes, estamos obligados a emitir facturas, dependiendo de quién la emita y a quién vaya dirigida tienen que cumplir unos requisitos fiscales u otros, Tipo de IVA, retención del IRPF, etc, y luego hay varias alternativas a la factura ordinaria.

Empezaremos por explicar que es una “Factura Proforma”.

La factura proforma no es una factura comercial como tal, por lo tanto no debe registrarse en las cuentas, es mas bien un borrador o presupuesto, que se envía al comprador con los detalles que posteriormente se incluirá en la factura. Con este tipo de facturas el vendedor se compromete a proporcionar los productos o servicios especificados a un precio determinado.

La factura proforma debe incluir la misma información que una factura comercial ordinaria, excepto la numeración y como requisito imprescindible es que su encabezado debe contener el título “proforma” de una manera completamente visible, el resto del contenido será el habitual, el nombre de la empresa emisora, con NIF y domicilio fiscal, la descripción completa de las cantidades y descripciones que incluimos en las facturas y los valores de la base imponible, el tipo impositivo y la cuota tributaria (desglose del IVA), además de cualquier información que consideremos necesaria o relevante.

Este tipo de facturas son habituales cuando hemos recibido el pedido pero no el pago y sobre todo el modelo proforma se usa cuando debemos realizar operaciones exteriores, cuando un producto pase por aduanas, para tener en cuenta el valor final y exacto que se deberá pagar, así como para solicitar subvenciones estatales o financiación, puede servir como justificación y compromiso de una inversión a realizar.

Es una factura comercial que no utiliza el papel como soporte, es decir es una factura digital.

El nuevo estándar europeo de factura electrónica, que será obligatorio en las relaciones B2G a partir del próximo 18 de abril, y las primeras iniciativas nacionales que apuntan a una obligatoriedad general del uso de la e-factura darán el espaldarazo definitivo a este modelo de facturación, y sentará las bases para la “desaparición” gradual de la factura tradicional en papel.

Según los datos publicados por el estudio SERES de Implantación de la Factura Electrónica en España el pasado año se cerró con un aumento del 14,92% con respecto al año anterior. Con la factura electrónica se redujeron 662.145 horas en la tramitación de las facturas recibidas y 106.963 horas en las emitidas. El gasto de papel también tuvo una gran reducción, con todo lo que ello supone de coste a las empresas como de respeto por el medio ambiente.

Es el documento idóneo para facturas a un mismo cliente con el que tengamos un gran volumen de transacciones de manera periódica. Lo utilizaremos en operaciones entre personas o empresas. La objetivo es reunir toda la información de tiques, albaranes que hemos expedido en un mes natural a un mismo receptor con un documento único.

La factura recapitulativa incluye las mismas obligaciones fiscales que cualquier otro tipo de factura, se deberán aplicar todos los impuestos que hemos atribuido en la operación como es el caso del IRPF o del IVA.

Los requisitos  son los mismos de la factura ordinaria, excepto que a diferencia de otras, se emiten el último día del mes natural. En caso de que el destinatario sea un autónomo, empresario o profesional, la factura recapitulativa deberá emitirse antes del día 16 del mes próximo a aquellas transacciones a recopilar. Una de las ventajas de esta factura es la gestión más ágil tanto de cobros como pagos para ambos lados.

FUENTE: ADADE CENTRAL