Las claves para introducir el teletrabajo en su empresa

El desarrollo de la tecnología ha permitido que, para cumplir con sus tareas, ya no sea necesario que los empleados estén todo el tiempo en la oficina. De hecho, las experiencias de teletrabajo han demostrado que, además de aumentar la satisfacción de la plantilla, se eleva su productividad y se ahorran gastos.

Pero, aunque está muy extendido en el resto de Europa, "la implantación del teletrabajo sigue siendo una asignatura pendiente en España, tanto para pymes como para grandes empresas", destaca Mireia Las Heras, profesora de dirección de personas de IESE. Esto se debe a que la mayoría de los directivos siguen asociando la productividad con el número de horas en la oficina y temen el posible descontrol que se produciría si la plantilla realizara algunas de sus obligaciones desde casa. Pero estos temores se disipan si se sabe plantear el cambio:

• Conveniencia. El teletrabajo no es una opción viable para todas las pymes. Suele ser más fácil de implantar en las compañías del sector servicios que en las industriales y el comercio. También es muy probable que sólo sea factible en algunas áreas de la empresa, pero no en otras. Esto no es motivo para desechar la idea, pero conviene estar atento a los agravios comparativos entre secciones y pensar métodos de compensación, como conceder más días de vacaciones. El diálogo con los empleados es fundamental para conocer cómo recibirían la medida. Aunque la mayoría suele ser favorable, no son pocos los que prefieren ir a la oficina para tener contacto con sus compañeros y disponer de un espacio propio para realizar sus tareas.

• Planificación. "Se trata de un cambio muy importante para la empresa y los empleados, por lo que debe planificarse a medio plazo", avisa Ceferí Soler, profesor del departamento de organización de Esade. La dirección debe trazar una hoja de ruta en la que figure cómo se va a introducir el teletrabajo y a qué empleados va a beneficiar. También hay que cuidar la comunicación con la plantilla para que conozcan en qué van a consistir los cambios y qué pueden esperar. Por ejemplo, en algunas compañías la medida sólo se aplica con aquellas personas que llevan más de un año en la compañía y han demostrado ser dignas de confianza. Lo mejor es que la implantación sea progresiva. Una opción es empezar con programa piloto de un mes en el que participen sólo aquellos trabajadores en los que se tiene más confianza. Son los más indicados para realizar ajustes y valorar los resultados obtenidos, antes de extender el modelo al resto.

• Implantación. Cada empresa debe organizarse como más conviene a sus necesidades y las preferencias de su plantilla. Mireia Las Heras indica que es mejor "introducir el trabajo desde casa uno o dos días a la semana" antes que dividir la jornada habitual en unas horas de oficina y otras desde el hogar. Aunque, añade, "mejor evitar los lunes y los viernes, porque pueden ser una tentación demasiado fuerte para aquellos que quieran tomarse un puente". Algunos directivos confunden el teletrabajo con una disponibilidad total del empleado a lo largo del día. De esta forma, se pierde la flexibilidad, que es una de las grandes ventajas de este sistema. Conviene dejar que cada trabajador organice su propia jornada, aunque habrá que consensuar unas horas si se necesita que todo el equipo esté conectado simultáneamente. Para valorar su rendimiento y asegurarse de que el empleado no pierde el tiempo, hay que establecer una serie de objetivos -semanales o mensuales- a cumplir. No es recomendable que el responsable ejerza una supervisión diaria y constante, pero sí debe estar pendiente de que se está cumpliendo con las metas establecidas.

• Revisión. Es importante fijar plazos -por ejemplo, cada tres meses- para evaluar los resultados que se están obteniendo con el nuevo método. Si son positivos, se puede ampliar el número de días a la semana que se teletrabaja o extender la novedad a otros departamentos. En caso de que sean negativos, habrá que analizar las causas de la pérdida de productividad y decidir si merece la pena intentar mejorar el proyecto.

Cuáles son las ventajas

1. El principal motivo por el que se implementa el teletrabajo en muchas organizaciones es para mejorar la satisfacción de la plantilla. De esta forma, las pymes elevan sus posibilidades de retener a los mejores empleados, ya que pueden conciliar su vida personal con la profesional.

2. La reducción del tiempo de permanencia en la oficina y el trabajo por objetivos suele provocar un aumento de la productividad. Esto se debe a que los empleados se concentran en terminar las tareas dentro del plazo y abandonan muchas de sus distracciones habituales en la oficina.

3. Una ventaja que no tienen en cuenta muchas compañías es el notable ahorro de costes que se produce cuando los trabajadores van menos días a la oficina. El efecto de la medida es muy positivo en la factura energética o los gastos de adquisición de material de oficina.

Conozca los principales riesgos

1. Es probable que algunos jefes de área no sean partidarios del teletrabajo, pues les obligará a cambiar su estilo de dirección. Por tanto, es importante convencerlos del impacto positivo que tendrá sobre la organización. Además, hay que escuchar sus sugerencias para ver cómo se puede implantar y conocer su opinión sobre los resultados.

2. La introducción del teletrabajo no puede ser improvisada, sino planificada y teniendo en cuenta al conjunto de la organización. Esto significa que, si por ejemplo dos empleados solicitan la posibilidad de trabajar desde casa durante algunos días, no se les debe dar el sí inmediatamente. Para evitar las envidias, hay que ver si es una demanda compartida por el resto de la plantilla y estudiar en qué áreas de la compañía se podría implementar.

3. La falta de control sobre los empleados puede provocar que en ocasiones éstos no hagan el trabajo que les corresponde. Para evitarlo, lo mejor es fijar unos objetivos cuantificables. Además, habrá que tener un contacto constante para verificar que están cumpliendo con los plazos establecidos.

FUENTE: EXPANSION

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